In goede banen leiden van veranderingen is altijd een uitdaging. De luchtige denkwijze ‘als mensen met elkaar praten, vinden ze elkaar wel’ gaat niet op. Stimuleren van veranderbereidheid in een dialoogbijeenkomst vraagt véél voorbereiding. Het is de meest onderschatte taak van veranderaars. Ik vind dat nog altijd spannend en het geeft mij de meeste voldoening bij succes. Hieronder reflecteer ik op drie uitdagingen.
Veranderen vereist vertrouwen
Ik maak onderscheid tussen twee soorten vertrouwen: vertrouwen in elkaar en vertrouwen in het doel. Als er bij deelnemers onderling wantrouwen bestaat, spreken ze zich niet volledig uit. Dat is een flink obstakel voor succes. Het is ook belangrijk dat deelnemers met elkaar vertrouwen in het doel. Deelnemers zijn bereid om extra stappen te zetten als voorgestelde veranderingen positief uitpakken. Een ijzersterk verhaal over de verandering helpt om collectief naar het doel te streven.
Neem iedereen serieus
Een collectief gedeeld doel geeft een groep enorm veel energie en drive. En andersom: wie zich niet gehoord of begrepen voelt, raakt gefrustreerd en zal defensief gedrag vertonen. Deze medewerkers haken af en trekken zich terug. Of ze smeden een tegencoalitie. Empathie en respect zijn belangrijk en nodig om écht goed te luisteren. Het mooiste is als in de oplossingen alle perspectieven en stemmen worden meegenomen. Besluitvorming met consent - besluiten gedragen door de meerderheid mét aandacht voor bezwaren en zorgen van minderheden - levert actiepunten op waar iedereen positief mee aan de slag kan.
Heb aandacht voor groepsdynamiek
In dialoogbijeenkomsten komen deelnemers met verschillende perspectieven samen, zoals corporate en divisies, binnen- en buitendienst, bijdragers aan de omzet en ondersteunend personeel. Medewerkers identificeren zich met de overtuigingen en waarden die bij hun positie passen. Zo vinden bijdragers aan de omzet zichzelf vaak belangrijker dan ondersteunend personeel. Status en macht spelen ook een rol als corporate en divisies samen moeten werken. Hoeveel ruimte is er bijvoorbeeld voor een divisie om een eigen identiteit na te streven.
Nuttig is een flinke gereedschapskist met werkvormen en interventies om het programma samen te stellen. Effectieve dialoogbijeenkomsten bij veranderingen opzetten vraagt om het meenemen van verschillende perspectieven. Kies een ervaren facilitator met veel vlieguren. Iemand die al fouten maakte en daarvan leerde.
