Strategieverandering zorgvuldig communiceren
Een groot concern werkt wereldwijd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Azië. De collegialiteit van medewerkers is enorm groot. Het uitstekende engagement van medewerkers is een benchmark voor veel bedrijven. Het is daarom moeilijk een voor medewerkers teleurstellend bericht bekend te maken.
Vraag aan Bex*
Er is een strategische beslissing genomen om logistiek te outsourcen. Adviseer ons hoe we dit communiceren. De strategieverandering betekent sluiting van een magazijn, met verlies van vele tientallen arbeidsplaatsen. We vragen de medewerkers om nog ruim een jaar door te werken, vóórdat de outsourcing zijn beslag krijgt.
Strategie
De strategie is om uiterst zorgvuldig én transparant te communiceren over de strategiewijziging. Dat begint met het uitleggen van de waarom van de strategiewijziging, het formuleren van het verhaal. Omdat er nog geen duidelijkheid kan worden gegeven, kiezen we voor veel procescommunicatie over de personele consequenties, met veel aandacht voor het sociaal plan en advies van OR. Het bedrijf wil óók in deze omstandigheden een uitstekende werkgever zijn.
Aanpak
Zorgvuldigheid op alle fronten is in dit proces een vereiste. Het concern ontwerpt een zorgvuldig proces om een keuze te maken voor een logistieke dienstverlener die magazijn- en logistieke activiteiten kan overnemen. Een keuze die impact heeft op interne en externe stakeholders. Voor de Europese activiteiten heeft Bex* geadviseerd over het veranderproces en de uitvoering ervan begeleid. Er is een minutieuze planning gemaakt van doelgroepen en boodschappen rondom de bekendmaking.
Onze eerste stap is het uitschrijven van het veranderverhaal:
- Wat is de aanleiding voor de strategieverandering?
- Wat is het hele verhaal, de context?
- Wat is de toekomstvisie van de organisatie?
- Wat betekent dat voor jou als medewerker?
De vraag naar de producten is jarenlang gegroeid. Het magazijn is feitelijk uit zijn jasje gegroeid. Om de logistieke keten toekomstbestendig te organiseren zijn flexibiliteit in logistieke oplossingen, de meest moderne processen en informatiesystemen nodig. Dat maakt verdere groei mogelijk bij continu veranderende eisen van de klanten.
Naast het verhaal formuleren we vragen en antwoorden; die zijn praktisch voor leidinggevenden, en voor overleg met OR en vakbonden. Human Resources regelde het proces in met de OR en de vakbonden. Belangrijk in de communicatie zijn de maatregelen voor de betrokken medewerkers in het sociaal plan. Dat voorziet in een compensatieregeling voor wie blijft werken tot de sluiting en in mogelijkheden om begeleid te worden naar een nieuwe baan en eventuele omscholing.
Met de leiders van de verandering zijn de individuele presentaties voorbereid inclusief het beantwoorden van vragen. Belangrijk is dat zij één consistent verhaal vertellen. Samen met de HR-professionals zijn ook individuele gesprekken met medewerkers voorbereid. Op basis van een interne doelgroepenanalyse is veel aandacht gegeven aan vormen van emoties: bang zijn, boos zijn, bedroefd zijn. De genoemde emoties zijn in de gesprekken geoefend; de beschikbaarheid van onze eigen tv studio waarin we gesprekken terugkijken is daarbij heel nuttig.
Resultaat
Bijna alle medewerkers besluiten om door te werken; de communicatie is positief geëvalueerd.
